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A Secretaria de Estado da Saúde (SES), por meio da Gerência Executiva de Regulação e Avaliação da Assistência (Gerav), em parceria com o projeto de Orientações de Práticas Arquivísticas para Instituições de Saúde (OPAIS), do curso de Arquivologia da Universidade Federal da Paraíba (UFPB), realiza o I Encontro de Gestão Documental Hospitalar da Rede Estadual, nesta quarta-feira (8), das 8h às 18h, no auditório 211 do Centro de Ciências Sociais Aplicadas (CCSA), em João Pessoa.
O evento reuniu profissionais dos Serviços de Arquivo Médico e Estatístico (SAME) e colaboradores responsáveis pela guarda documental das unidades hospitalares estaduais, com o objetivo de promover orientações técnicas, padronização e fortalecimento da política de gestão documental nos hospitais da rede pública.
De acordo com a chefe do Núcleo de Credenciamento das Ações e Serviços de Saúde da Gerav/SES, Lindinalva Dantas, o encontro é resultado de uma demanda crescente das unidades hospitalares, que acumulam grandes volumes de documentos, especialmente prontuários de pacientes.
“Estamos iniciando um trabalho essencial para a saúde pública. Hoje, os hospitais enfrentam o desafio de gerenciar um alto volume de documentos, muitos deles sensíveis e de guarda obrigatória. Este encontro é o primeiro passo para organizar esse acervo, estabelecer critérios de descarte e orientar os profissionais com base em legislação arquivística”, afirmou.
A ação abrange os 36 hospitais estaduais, distribuídos nas três macrorregiões de saúde da Paraíba. Participam também unidades de gestão dupla (estadual e municipal). O público é formado por coordenadores de arquivo, arquivistas, enfermeiros e técnicos administrativos.
O encontro também marca o início da aplicação do Projeto OPAIS nas unidades hospitalares da Paraíba. O projeto, coordenado pela Professora Doutora Ana Cláudia Córdula, é desenvolvido em conjunto com o Departamento de Ciência da Informação da UFPB e chega à sua quinta edição com foco nas instituições de saúde do estado.
“Firmamos essa parceria com a SES para orientar os hospitais sobre a organização de seus documentos. Muitos não têm arquivistas, então queremos contribuir por meio de palestras, oficinas e visitas técnicas, sempre respeitando a realidade local de cada unidade”, explicou a professora.
Um dos principais objetivos do encontro é introduzir os conceitos de práticas arquivísticas e iniciar o processo de elaboração da tabela de temporalidade para os documentos de atividade fim, como os prontuários dos pacientes. A SES já dispõe de uma tabela para documentos administrativos (atividade meio), mas ainda não há uma normativa específica para a guarda e descarte de documentos clínicos.
Além disso, os hospitais devem constituir suas Comissões Permanentes de Avaliação Documental (CPADs), responsáveis por autorizar o descarte de documentos com base nas tabelas, garantindo segurança jurídica e cumprimento das legislações como a Lei de Acesso à Informação e a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
A parceria entre SES e UFPB foca no compromisso com a melhoria da gestão hospitalar, e prevê um cronograma de atividades que seguirá até outubro de 2026. As orientações ocorrerão tanto no Arquivo Escola do curso de Arquivologia da UFPB, quanto nas unidades hospitalares, por meio de visitas técnicas pactuadas com a SES.
“Queremos transformar a realidade dos arquivos hospitalares, não apenas para facilitar o trabalho interno, mas para garantir que o paciente tenha acesso ao seu prontuário quando precisar e que a gestão hospitalar tome decisões com base em documentos organizados e acessíveis”, concluiu a professora.
Com esse trabalho conjunto, a SES dá um passo importante para modernizar a gestão documental hospitalar, promovendo mais eficiência, transparência e cidadania no acesso à informação em saúde pública.
